文 | 有余姐
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在具体介绍文员的工作内容之前，先要厘清一下关于文员的定义：
“文员”其实是一个大类职业的统称，一般来说，又可以分为广义的文员概念和狭义的文员概念。
广义的文员概念，会将所有跟企业和用人单位核心主价值链条上的岗位以外的、主要工作是在办公室内从事跟文件、文字打交道比较多的人员，都统统叫作文员。
比如，在一家生产制作企业，除了研发部门、生产部门、销售和客服之外，很多人会认为法务是法律文员，HR就是人事文员，行政就是行政文员，等等。
而狭义的文员，则常常就是它的本意，主要从事跟起草打印文件、处理基础表格数据等相关工作的岗位。
这里所说的文员工作内容，主要是狭义定义下的文员。
狭义定义下的文员，具体来说，又可以分为3大类型：
第一种类型是重要高管的助理、秘书；第二种类型是隶属于总经办的公文管理岗、档案管理岗等；第三种类型是业务、技术等人数较多的部门，协助部门负责人处理一些基础性工作的部门助理。
这3类人员的主要工作内容，会有比较大的不同，我们分别来说。
1、高管的行政助理和秘书岗位的主要工作内容
负责高管的日程安排及提前提醒；
负责高管主导的会议的会议纪要、事后各项工作的落实进度跟进及汇报；
需要高管签字审批的文件提前做一个预审，发现有问题及疑问的地方提前与提交文件的责任人沟通、确认；
高管发言稿、演讲PPT等文书类工作的起草、制作及设计等。
2、隶属总经办的公文岗、档案管理岗的主要工作内容
公文岗主要负责以公司名义发布的各类规章制度、行为规范、各类方案计划等相关文件的复核，看在格式、用词规范、语法、错别字等方面有没有错误，同时还要复核发布这项文件是否按步骤和流程规范进行了审批等；
档案管理岗则主要负责公司各重要合同、发展历程、获得证书和荣誉等的原件、照片、各类文字资料等进行分门别类的归类、存档、借阅等服务，同时负责全公司范围的档案管理办法。
3、部门助理的主要工作内容
负责所属部门与各职能部门的沟通和对接，比如统计和代领部门人员的各类福利、组织协助各职能部门在人力资源、法律、财务等各方面的规章制度及操作规范的宣导等；
负责部门负责人主导的业务会议的会议纪要、发送参会人并及时跟进会议确定下来的工作是否按进度执行，并进行汇报；
部门运营相关基础数据的统计和分析；
关心和了解部门人员的工作和生活相关情况，发现问题及时跟部门负责人沟通和汇报。
虽然通过以上的工作内容分析，我们会发现，即便同样叫文员，但实际负责的工作内容还是会有比较大的一些差异，对应到招聘要求，自然也会有区别，不过也有一些共性。
先说共性，对文员类岗位的招聘，共性要求是：
基础的office办公软件应该会熟练使用，制作表格、打字速度等都有一定要求；
耐心细致，能够将比较琐碎的工作都准确地处理得井井有条，差错率比较低；
性格温和有亲和力，灵活性强，温柔而有力量。
而在招聘方面的不同点在于：
通常来说，高管助理和秘书的综合素质要求会更高，见多识广，一般需要有一定的职场经验和人生阅历，职业成熟度高，具备一定的管理知识和技能；
而公文管理岗和档案管理岗，则还需要具备一些公文及档案管理方面的专业知识和技能。
我是有余姐，10多年上市公司HR，专注分享求职面试、职业发展实用干货。点击左上方蓝色按钮关注我，一起成长为更具选择权的职场人。
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